Письмові джерела інформації моніторингу установ
Для вивчення об’єктивної стану додержання прав і свобод осіб, що перебувають у місцях несвободи, аналізуються письмові джерела інформації. Орієнтовний список таких джерел розроблений Департаментом з питань реалізації національного превентивного механізму (додатки).
Такими документами є:
- Положення (Статут) установи (закладу)
- документи харчоблоку
- штатний розпис
- кошторис
- результати перевірок, здійснених державними органами та ін.
Письмові джерела інформації вивчаються моніторами як до моніторингового візиту, так і під час візиту й після його завершення.
Доцільно перед початком візиту ознайомитися з усіма доступними у вільному доступі джерелами – документами, розміщеними на сайтах установ, публікаціями у соціальних мережах, державними санітарними правилами і нормами (ДСанПіН), державними будівельними нормами (ДБН), письмовими зверненнями клієнтів установ до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини та іншими документами.
Під час візиту вивчається документація установи: особові справи, накази, журнали встановленого зразка, посадові права та обов’язки працівників та ін.
Після завершення візиту вивчаються документі, які допомагають додатково проаналізувати стан дотримання прав клієнтів на гідні умови перебування, отримання ними належного рівня соціальних, медичних та реабілітаційних послуг. У разі виявлення проблемних питань представники НПМ мають право додатково запитувати необхідні документи та письмові роз’яснення від керівництва установ.
Слід зазначити, що вивчення письмових джерел інформації є вагомою частиною моніторингу установи. Перелік документів для аналізу не є вичерпним.
Положення (Статут) установи (закладу) – це його мала конституція, його основний закон. Положення визначає форму власності, сферу діяльності, спосіб управління та контролю, порядок реорганізації та інші норми, які регламентують діяльність установи.
Статут надає найбільш повне уявлення про правовий статус установи, внутрішній механізм управління і самоуправління, режим формування та розпорядження його коштами і прибутком. Статут конкретної установи розробляється на основі Типового положення для кожного типу установ. При порівнянні штатного розпису та тарифікаційного списку працівників з’ясовується кількість вакантних посад, законність та доцільність сумісництва посад. Недоцільне сумісництво може впливати на рівень надання послуг клієнтам установ
Штатний розпис - це документ, що встановлює для даної установи організаційну структуру, штат і посадові оклади працівників.
Штатний розпис містить таку інформацію:
- перелік посад
- кількість штатних одиниць
- суми посадових окладів та надбавок
- місячний фонд оплати праці
При порівнянні штатного розпису та тарифікаційного списку працівників можна виявити кількість вакантних посад та факти недоцільного суміщення посад, що може призвести до порушення права клієнтів на отримання послуг належного рівня.
Установи виконання покарань (СІЗО)
- Книга обліку заяв і повідомлень про вчинені кримінальні правопорушення та інші події.
- Журнал обліку виявлення тілесних ушкоджень у осіб, які прибули до установи виконання покарань (слідчого ізолятора)
- Довідка про застосування до засуджених/осіб, узятих під варту фізичної сили та спеціальних засобів (СІЗО)
- Довідка про стан правопорядку (злочинності) та практики застосування заходів заохочення та дисциплінарних стягнень (дисциплінарна практика)
- Довідка про кількість осіб, які перебувають на профілактичному обліку, у тому числі по категоріям: злісні порушники режиму тримання, схильні до самогубства та членоушкоджень, відторгнуті загалом засуджених тощо.
Орган Національної поліції (відділення, відділ, управління)
Журнал обліку доставлених, відвідувачів та запрошених
|
Дата і час доставляння, прибуття до органу (підрозділу) поліції |
Прізвище, посада працівника, яким особу доставлено, запрошено до органу (підрозділу) поліції |
|||
1. Журнал обліку доставлених, відвідувачів та запрошених ведеться працівником поліції, який здійснює пропускний режим до адміністративного будинку органу (підрозділу) поліції.
2. У цей журнал заносяться відомості щодо всіх без винятку осіб, які доставлені, викликані працівниками поліції для складання адміністративних матеріалів, проведення процесуальних та слідчих дій чи прибули до органу (підрозділу) поліції з особистих або службових питань.
3. Відомості про доставлених, відвідувачів та запрошених вносяться на підставі документів, що засвідчують їх особу, а у разі відсутності таких документів у доставлених – зі слів останніх.
4. Доставлені та запрошені у приміщенні органу (підрозділу) поліції супроводжуються працівником поліції, який їх доставив чи запросив.
5. Після складання необхідних матеріалів на доставлену особу працівник поліції, який доставив особу до органу (підрозділу) поліції, проставляє у графі 7 інформацію про вжиті стосовно неї заходи.
6. Працівник поліції доводить до відома особи, яка залишає приміщення органу (підрозділу) поліції, про її право зробити запис у цьому журналі щодо наявності або відсутності претензій до працівників поліції. Графи 8, 9 заповнюються власноруч доставленими, відвідувачами та запрошеними.
7. При звільненні особи, яка була необґрунтовано доставлена до органу (підрозділу) поліції, оперативний черговий або відповідальний по органу (підрозділу) поліції власноруч робить запис у графі 10 про підставу й час звільнення та ставить свій підпис.
Орган Національної поліції (відділення, відділ, управління)
- ЖУРНАЛ інформування центрів з надання безоплатної вторинної правової допомоги затриманим
1. У Журнал інформування центрів з надання безоплатної правової допомоги затриманим (далі – Центр) заносяться відомості щодо всіх без винятку осіб, які затримані працівниками поліції.
2. Журнал ведеться в органі (підрозділі) поліції посадовими особами, відповідальними за перебування затриманих та, як правило, знаходиться в приміщенні чергової служби.
3. Негайно після затримання особи посадова особа суб’єкта подання інформації, яка здійснила затримання, повідомляє за допомогою телефонного, факсимільного зв’язку, електронної пошти або через спеціальні інформаційно-комунікаційні системи відповідний Центр.
4. Якщо до прибуття призначеного Центром з надання допомоги адвоката затримана особа самостійно уклала відповідний договір з іншим адвокатом, працівник поліції, який подав початкову інформацію, інформує про це Центр.
5. Черговий зобов’язаний перевірити, що працівником поліції, яким здійснено затримання особи, повідомлено про затримання Центр. Якщо цього не було зроблено, черговий повинен самостійно повідомити Центр про таке затримання, зафіксувавши у журналі час повідомлення та дані посадової особи, яка його отримала.
6. Відповідно до вимог пункту 9 Порядку інформування центрів з надання безоплатної вторинної правової допомоги про випадки затримання, адміністративного арешту або застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2011 року № 1363 (із змінами), відмова затриманої особи від адвоката, призначеного регіональним центром, повинна бути здійснена такою особою в присутності цього адвоката у формі письмової заяви, копія якої подається адвокатом до відповідного регіонального центру.
Орган Національної поліції (відділення, відділ, управління)
ЖУРНАЛ реєстрації надання медичної допомоги особам, які перебувають в органі (підрозділі) поліції
|
№ з/п |
Прізвище, ім’я та по батькові, рік народження |
Дата і час прибуття до органу (підрозділу) поліції, у тому числі поміщення до КЗ |
Скарги |
Виявлено під час обстеження |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
Час виклику і прибуття медичної допомоги |
Характер наданої медичної допомоги |
Рекомендації лікарів |
Ужиті заходи |
Протипоказання щодо утримання в КЗ |
Підпис лікаря |
|
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
|
|
|
|
|
|
|
1. Журнал призначений для реєстрації оперативними черговими випадків надання медичної допомоги особам, які перебувають в органі (підрозділі) поліції, у тому числі утримуються в кімнатах для затриманих (далі – КЗ).
2. У журналі вказуються дата і час прибуття особи до органу (підрозділу) поліції, поміщення до КЗ, час, коли надійшла скарга на стан здоров’я, на що скаржиться особа, яка утримується, час виклику та прибуття медпрацівників, характер наданої медичної допомоги, рекомендації лікарів, ужиті заходи та протипоказання щодо утримання в КЗ.
3. Контроль за веденням журналу здійснюється начальником чергової частини (СРПП) органу (підрозділу) поліції або особою, яка виконує його обов’язки.
Документи, з якими можна ознайомитись ще:
- Книга обліку осіб, які поміщені до КЗД чергової частини.
- Наказ про призначення відповідальних осіб за перебування затриманих.
- Щоденні письмові звіти службової особи, відповідальної за перебування затриманих, про дотримання прав затриманої особи, підозрюваної в учиненні злочину. (за останні 7 діб).
- Договір на харчування. Накладні на отримання їжі. (Журнал обліку видачі їжі).
Установи та заклади системи соціального захисту населення, охорони здоров’я та системи освіти
- Журнал травматизму та акти службових розслідувань випадків травматизму.
- План профілактичної роботи з вихованцями інтернатів, які належать до групи ризику, схильних до правопорушень.
- Журнали фізичної фіксації клієнтів психоневрологічних інтернатів та психлікарень, історії хвороб, листи медичних призначень.
Показовим порушенням ведення медичної документації є випадок, що мав місце у спеціальній школі-інтернаті. Так, під час прогулянки дитина впала і отримала травму – перелом руки. Випадок не був зафіксований в журналі травматизму, не було створено комісії з розслідування нещасного випадку. До державних органів надійшли листи від працівника інтернату з інформацією про те, що дитина отримала травму не на прогулянці, а у результаті жорстокого поводження з боку вихователя. У подальшому це спричинило численні перевірки і зрештою з’ясувалося, що травму дитина отримала під час прогулянки.
Під час перевірок діти і дорослі закладу перебували у стані тривалого психологічного напруження. Відтак, своєчасне розслідування випадків травматизму не лише запобігає випадкам жорстокого поводження, але й можливим маніпуляціям з боку зацікавлених осіб.
В установах соціального захисту населення такі журнали як правило відсутні, що ускладнює доведення фактів жорстокого поводження.
Заклади освіти
Документація харчоблоку. Раціональне харчування передбачає обов'язкове складання меню. Примірне двотижневе меню складається на зимово-весняний і літньо-осінній періоди року або на кожен сезон року окремо та погоджується з територіальною установою державної санітарно-епідеміологічної служби і затверджується керівником установи. На основі двотижневого меню складається меню щоденне.
Харчування здійснюється відповідно до норм, затверджених постановами Кабінету Міністрів України. Відповідно до наявності продуктів харчування та з урахуванням примірного двотижневого меню, картотеки страв складається меню-розклад (меню-вимога) на кожен день. Меню-розклад складається окремо для різних вікових груп (для закладів, в яких перебувають діти) та за станом здоров’я (дієтичне харчування) - відповідно до затверджених норм харчування. Кількість продуктів (вага брутто), що використовуються, записується у меню-розкладі у вигляді дробу: у чисельнику - на одну особу, у знаменнику - на усіх підопічних. Обов'язково вказується повна назва страв та їх теоретичний вихід (гр.).
ЖУРНАЛ бракеражу готової продукції
------------------------------------------------------------------
| Дата | Назва | Вихід страви | Підпис | Примітка |
| |страв за |---------------------|медпраців-|(відмітки у |
| |прийомами|теоретичний|фактичний|ника про |разі заміни) |
| | їжі, |(за меню- | |доброякіс-| |
| | з них |розкладом) | |ність та | |
| |дієтичних| | |дозвіл до | |
| | страв | | | видачі | |
| | | | | кожної | |
| | | | | страви | |
| | | | | окремо | |
------------------------------------------------------------------
Картотека страв - це набір карток-розкладів за групами страв: перші, другі, треті страви, салати, гарніри тощо, які затверджуються керівником закладу.
Видача готових страв дозволяється тільки після зняття проби особою, відповідальною за організацію харчування та відповідних записів в бракеражному журналі готової продукції.
У Журналі здоров'я працівників харчоблоку щоденно фіксуються результати оглядів працівників харчоблоку на наявність у них гнійничкових захворювань і гострих респіраторних інфекцій.
ЖУРНАЛ здоров'я працівників харчоблоку
------------------------------------------------------------------
| Дата | NN |Прізвище, ім'я,| Особистий підпис | Підпис |
| |з/п | по батькові | працівника про | медсестри |
| | | | відсутність | про |
| | | |дисфункції кишечнику|відсутність |
| | | | і гострих |гнійничкових|
| | | | респіраторних |захворювань |
| | | | інфекцій | |
|---------+----+---------------+--------------------+------------|
|1.02.2005|1 |Коваленко А.Н. |Підпис |Підпис |
------------------------------------------------------------------
З метою моніторингу стану забезпечення підопічних установи продуктами харчування, дотримання добових натуральних норм продуктів харчування згідно вимог постанови Кабінету Міністрів України, перевіряються списання продуктів харчування по меню-вимоги за певний період. Отримані результати порівнюються з даними оборотних відомостей. Встановлюються розбіжності. Аналізується таблиця по виконанню натуральних норм харчування.
Під час моніторингу харчоблоку установи є ефективним порівняння кількості отриманих продуктів харчування для приготування страв та кількості зазначених продуктів у меню-вимозі. Як свідчить моніторингова практика, ці показники часто не співпадають. Це свідчить про порушення працівниками харчоблоку технологічних норм приготування страв та порушенням права підопічних на якісне харчування.
КНИГА складського обліку
------------------------------------------------------------------
| Дата, |Вид та N |Від кого|Кількість|Видаток |Залишок | Підпис |
| час | супро- |отримано|отримано-|продукту|продукту| матер. |
| отри- | відного | |го | (кіль- | (кіль- |відпові-|
| мання |документа| |продукту | кість, | кість, |дальної |
|продукту| | | | дата) | дата) | особи |
------------------------------------------------------------------
Матеріальне забезпечення підопічних та вихованців
Забезпечення інвентарем – аналіз стану забезпеченості проживаючих інвентарем – білизною, одягом, взуттям - відбувається шляхом аналізу даних в оборотних відомостях та арматурних картках, які ведуться матеріально-відповідальними особами. Оборотні відомості – це спосіб узагальнення оборотів і залишків на місяць.
Арматурна картка – особиста картка обліку одягу, взуття, постільної та натільної білизни. У арматурних картках повинні відображатися дані надходження та списання інвентарю.
Інформація про стан фінансування та використання пенсійних коштів.
Інформація про фактичне фінансування та реальні потреби установи дає можливість проаналізувати рівень матеріального забезпечення. Розбіжності між даними можуть свідчити про недостатнє фінансування установи, що безпосередньо впливає на забезпечення клієнтам гідних умов перебування.
У результаті аналізу товарів, що закуповувалися для потреб недієздатних осіб, було з’ясовано, що на пенсійні кошти (25%) представники інтернатних установ купували для підопічних шкарпетки, чоботи та інші товари, що мали бути надані особі за державний кошт.
Видатки на медикаменти та перев’язувальні матеріали та на харчування на одну особу в день є маркерами надання (або ненадання) належного рівня послуг.
Економічна класифікація видатків бюджету призначена для чіткого розмежування видатків бюджетних установ та одержувачів бюджетних коштів за економічними характеристиками операцій, які здійснюються відповідно до функцій держави та місцевого самоврядування (КЕКВ).
Члени моніторингової групи стикаються з випадками, коли в інтернатних закладах не закуповуються підгузки для ліжкових хворих підопічних за державні кошти. Однак підгузки дитячі та дорослі віднесені до виробів медичного призначення згідно з Державним реєстром медичної техніки та виробів медичного призначення. Придбання виробів медичного призначення здійснюється за кодом економічної класифікації видатків 2220 "Медикаменти та перев'язувальні матеріали" .
Перевірка цільового використання коштів (75%), що надходять на спеціальний рахунок установи з Пенсійного фонду, здійснюється шляхом вивчення бухгалтерської документації (коди економічної класифікації).
Пенсійні кошти у розмірі 25% використовуються дієздатними клієнтами самостійно. Використання коштів недієздатних клієнтів на їх особисті потреби обліковується в установі відповідальними особами відповідно до рекомендацій Міністерства соціальної політики України.
Розпорядок дня. Розпорядок дня засуджених – це документ, у якому визначено обґрунтований розподіл у часі та послідовність у задоволенні основних фізіологічних (гігієнічні процедури, приймання їжі сон) та інших базових потреб клієнта (спілкування з зовнішнім світом, участь у медичних, соціальних, реабілітаційних заходах, час на індивідуальний розвиток та відпочинок). При наявності різних відділень, вікових груп тощо, цей документ повинен відображати потреби кожної групи окремо.
Статистичні дані по установі – це інформація, яка допомагає отримати більш повне уявлення про контингент: за віком, статтю, соціальним положенням та станом здоров’я). Дозволяє порівняти дані про потужність установи та її фактичною наповненістю, що дозволяє зробити висновки про дотримання санітарно-гігієнічних вимог.
Результати попередніх перевірок установ контролюючими органами – це акти та довідки за результатами перевірок. Аналіз цих документів дає можливість для порівняння власних спостережень моніторів і висновків контролюючих органів. Корисним є здійснити моніторинг усунення виявлених контролюючими органами порушень та з’ясувати причини невиконання рекомендацій.
Документи, які регулюють інформаційну-просвітницьку та освітню діяльність – це документи, які стосуються інформування клієнтів, передусім, задля дотримання і захисту їхніх прав; профілактики різних захворювань; безпеки проживання тощо.
Організація навчально-виховного процесу має відображатися в планах роботи закладу, на інформаційних стендах в графіках навчальних занять і гуртків, індивідуальних занять.
Документи, які підтверджують наявність зв’язків із зовнішнім світом – це інформація про всі зовнішні контакти – з родичами, недержавними організаціями, волонтерами, контролюючими органами. До таких документів належать: режим та журнал відвідування, наказ про створення громадської ради та її склад, протоколи засідань.
Анкетування – це джерело інформації може бути використано під час моніторингу установи з метою отримання відомостей про факти порушення прав людини, які не можуть бути отримані в усній формі з різних причин. Анкетування проводиться анонімно моніторами, які мають відповідну підготовку. Для анкетування використовуються анкети та опитувальники, підготовлені фахівцями Департаменту з питань реалізації національного превентивного механізму.
Надання медичної допомоги
Медична документація – це документи, в яких фіксуються медичні та реабілітаційні послуги, надані клієнтам, та стан дотримання санітарно-гігієнічного режиму в установах. При аналізі цих документів можна з’ясувати рівень медичного супроводу та адекватність надання медичної допомоги Зокрема, вивчаються питання: чи наявне медичне обладнання для здійснення профілактичних і реабілітаційних заходів та необхідні для підтримання життя й здоров’я клієнтів медичні препарати. Перевіряється термін їх придатності.
Установи та заклади системи соціального захисту населення, охорони здоров’я та системи освіти:
- статистичні дані про настання смерті та причини летальних випадків – така інформація дає підстави для висновків про рівень медичного супроводу осіб, які там перебувають;
- журнал амбулаторного прийому – документ, в якому ведеться щоденний облік звернень за медичною допомогою;
- історії хвороби та листки медичних призначень – медична документація, при порівнянні якої можна зробити висновки про наявність та адекватність надання медичної допомоги;
- журнал диспансерних оглядів – свідчить про наявність щорічних медичних оглядів, ведення медичними працівниками статистичного обліку хвороб клієнтів за нозологіями з метою подальшого лікування та здійснення профілактичних заходів.
Під час аналізу історій хвороб та листів медичних призначень було виявлено, що підопічні психоневрологічних інтернатів та дитячих будинків-інтернатів отримують нейролептики з метою лікування психічних розладів. Однак є непоодинокі випадки, коли аміназин (та інші препарати) призначалися хворим на довготривалий термін без перерв та перегляду дозування.
- журнали отримання та списання медичних препаратів – ведуться з метою контролю за обігом медичних препаратів та перев’язувальних матеріалів, які закуповуються за державні кошти та кошти спеціального фонду, також надходять від благодійних організацій;
- індивідуальні програми реабілітації осіб з інвалідністю (ІПР) – в цих документах МСЕК визначає потребу особи в реабілітаційних заходах та технічних засобах реабілітації. ІПР переглядаються один раз на 2 роки і є основними документами, на підставі яких розробляються індивідуальні програми реабілітації.
Центри соціально-психологічної реабілітації дітей
Індивідуальні програми реабілітації та розвитку вихованців центрів соціально-психологічної реабілітації дітей, які опинилися в складних життєвих обставинах – складаються психологічною службою установи та передбачають напрями роботи з кожною окремою дитиною згідно з її індивідуальними потребами.
Аналіз документації центрів соціально-психологічної реабілітації дітей дає підстави для висновків, що в цих установах не складаються індивідуальні плани реабілітації та розвитку дітей, що опинилися в складних життєвих обставинах. Відсутній індивідуальний підхід до планування заходів з комплексної реабілітації відповідно до рівня особистісного розвитку дитини.
- інформація про види реабілітаційних заходів в установі, перелік реабілітаційного обладнання – дають підстави для висновків про рівень надання реабілітаційних послуг;
- індивідуальні договори на надання соціальних послуг – документ, який визначає відносини між клієнтом та установою, закріпляє право на отримання особою переліку соціальних послуг відповідно до стану здоров’я.
Установи виконання покарань
- Довідка про загальну чисельність засуджених / осіб, узятих під варту, зокрема по різних категоріях утримуваних, за статевими ознакам тощо.
- Довідка про стан правопорядку (злочинності) та практики застосування заходів заохочення та дисциплінарних стягнень (дисциплінарна практика), бажано брати інформацію за звітний період (рік, півріччя) за 3–5 останніх років.
- Кількість осіб, які перебувають на профілактичному обліку, зокрема по категоріях: злісні порушники режиму утримання, схильні до самогубства та членоушкоджень, відторгнуті спільнотою засуджених тощо (із зазначеною інформацією варто ознайомитися одразу).
- Внутрішній розпорядок дня засуджених.
- Довідка про застосування до засуджених фізичної сили та спеціальних засобів.
- Довідка про комунально-побутове забезпечення засуджених та ув’язнених, зокрема харчуванням (для зручності – копія відповідного звіту служби тилу установи).
- Акту вимірювання площі.
- Асортимент товару в крамниці установи.
- Копія звіту по медичній частині установи.
- Результати останньої перевірки прокуратури та інших державних органів тощо.
Установи виконання покарань (СІЗО) та ІТТ
- Журнал обліку прийому, виписування засуджених та відмов від госпіталізації у медичній частині (лікарняному закладі).
- Журнал обліку результатів проходження профілактичного медичного огляду у виправній колонії.
- Журнал надання медичної допомоги особам, які тримаються в установах.
- Графіки санітарної обробки приміщень та журнал квартування приміщень та камер.
- Журнал обстеження адмінарештованих і реєстрації надання їм медичної допомоги (з фіксацією факту необхідності надання замісної підтримувальної терапії)
- Перелік закладів охорони здоров’я, де впроваджена замісна підтримувальна терапія та медично-профілактичні заклади, з якими укладені договори на медичне обслуговування.
Перелік письмових джерел інформації (документації), з якими можна ознайомитися в ізоляторі тимчасового тримання
- Книга обліку осіб, що тримаються в ІТТ
- План покамерного розміщення осіб утримуваних в ІТТ
- Журнал первинного обстеження осіб, які поміщаються в ІТТ
- Журнал ознайомлення осіб, які поміщуються до ізолятора, з їх правами та обов'язками
- Журнал надання медичної допомоги особам, які тримаються в ІТТ
- Журнал реєстрації виведення затриманих і взятих під варту осіб з камер
- Журнал обліку приймання передач, посилок, купівлі продуктів харчування та предметів першої необхідності
- Договір на харчування. Накладні на отримання їжі